проєкт

 



 

р і ш е н н я

Про затвердження Інструкції з діловодства у Марганецькій міській раді та її виконавчих органах

 

Керуючись ст. 25, 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» Марганецька міська рада

 

В И Р І Ш И Л А:

 

          1. Затвердити Інструкцію з діловодства у Марганецькій міській          раді та її виконавчих органах (додається).

          2. Заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючому справами виконкому, керівникам виконавчих органів міської ради забезпечити неухильне виконання вимог Інструкціх

3. Рішення міської ради № 767-35/VI від 20 квітня 2012 р. «Про затвердження Інструкції з діловодства у Марганецькій міській раді та її виконавчих органах» , № 1366-47-1/ VI від 13 серпня 2013 року «Про внесення змін до рішення Марганецької міської ради від 20 квітня 2012 року №  767-35/VI від 20 квітня 2012 р. «Про затвердження Інструкції з діловодства у Марганецькій міській раді та її виконавчих органах»» вважати такими, що втратили чинність.

4. Відповідальність за виконання цього рішення покласти  на керуючого справами виконкому Величко Т.М., контроль - на постійну депутатську комісію з питань регламенту, депутатської діяльності, етики та протидії корупції, законності та правопорядку, захисту прав та законних інтересів громадян та співпраці зі ЗМІ (Хникін С.О.).

 

МІСЬКИЙ ГОЛОВА                                         Г. БОРОВИК

 

№ ________ - _____/VIIІ

від «_____»  ___________ 20___ р

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням міської ради

№ ________ - ____/VIIІ

                                                                      від «___» ___________ 20__ р.                                                    

                                   

 

№№  з/п		Назва розділу	Сторінка
1. Загальні положення			4-5
2. Документування управлінської діяльності			5-7
3. Приймання, розгляд і реєстрація кореспонденції			7-9
3.1.		Приймання документів	7-8
3.2.		Попередній розгляд документів	8
3.3.		Реєстрація документів	8-9
4. Складання та оформлення службових документів			10-30
4.1.		Оформлення документів	10-12
4.2.		Складання документів	12-13
4.3.		Ініціативні листи керівників виконавчих органів	13-14
4.4.		Службові записки	14
4.5.		Датування документів	14
4.6.		Індексація документів	14-15
4.7.		Погодження документів	15-16
4.8.		Засвідчення документів	16-18
4.9.		Адресування документів	18-19
4.10.		Резолюція	19-20
4.11.		Відмітки про проходження та виконання документів	20
4.12.		Оформлення копій документів та витягів з документів	20-21
4.13.		Оформлення додатків до документів	21-22
4.14.		Вимоги при виготовленні документів задопомогою персонального комп’ютера	22-23
4.15.		Тиражування документів	23
4.16.		Підготовка розпоряджень міського голови	23-26
4.17.		Протоколи	26-27
4.18.		Службові листи	27-28
4.19.		Документи до засідань колегіальних органів	28-29
4.20.		Документи про службові відрядження	29-30
5. Організація документообігу та виконання документів			30
5.1.	Облік обсягу документообігу		30
6. Організація контролю за виконанням документів			31-32
6.1.		Завдання, порядок і терміни контролю	31-32
7. Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів			32-33
8. Систематизація та зберігання документів у діловодстві			34-38
8.1.		Складення номенклатури справ	33-36
8.2.		Формування справ	36-37
8.3.		Оперативне зберігання документів	37-38
9. Підготовка справ до зберігання та використання			38-42
9.1.		Експертиза цінності документів	38-39
9.2.		Складання описів справ	39-40
9.3.		Оформлення справ	40-41
9.4.		Передача справ до архівного відділу міської ради	41-42
Додатки			43-62

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Інструкція з діловодства у Марганецькій міській раді та її виконавчих органах (далі - Інструкція) розроблена з дотриманням вимог Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 (із змінами), з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі - ДСТУ 4163-2003), відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» та інших актів законодавства і встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними у паперовій та/або електронній формі  з моменту їх створення, відправлення або одержання (включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням) до моменту передавання до архіву тимчасового зберігання документів Марганецької міської ради та її виконавчих органів (щодо документів, внесених до номенклатури справ Марганецької міської ради) та архівного сектору міської ради і визначає:

1.1.1. Порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію. Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та цієї Інструкції.

1.1.2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не регулюється цією Інструкцією.

1.2. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Інструкції з діловодства покладається на керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради.

        Відповідальність за зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, розпоряджень голови обласної державної  адміністрації, рішень міської ради, виконкому міської ради, розпоряджень міського голови, а також на відповіді, запити і звернення народних депутатів, депутатів місцевих рад, кореспонденції до Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної ради, обласної державної адміністрації, проєктів розпорядчих документів несуть заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів, керуючий справами виконкому, керівники структурних підрозділів міської ради.

        За організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах міської ради відповідають їх керівники.

1.3. Організація діловодства в установі покладається на відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради та сектор забезпечення діяльності ради.

        У цій Інструкції терміни вживаються у такому значенні:

        бланк - уніфікована форма паперового/електронного документа міської ради або її виконавчого органу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

        витяг - засвідчена копія частини тексту паперового/електронного документа, який містить певний обсяг інформації або запису реєстру;

        електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

        паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, яке засвідчене в порядку, встановленому цією Інструкцією;

        візуалізація - процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною людиною;

        реквізит електронного/паперового документа - інформація, зафіксована в електронному/паперовому документі та реєстраційно-моніторинговій картці для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

        службова електронна пошта - електронна пошта (поштова скринька) міської ради або виконавчого органу міської ради, сформована з використанням доменного імені у домені gov.ua для обміну управлінською інформацією;

        уповноважена особа - посадова особа, яка наділена правом вчиняти дії та відповідає згідно із законодавством за наслідки їх вчинення;

        виконавець - посадова особа, що здійснює візування (погодження) (виконання) проєкту документа;

        контроль (моніторинг) - комплекс заходів, що здійснюються для перевірки та оцінки виконання поставлених завдань (управлінських рішень).

 

2. ДОКУМЕНТУВАННЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або електронних носіях управлінських дій.

        Міська рада, її виконавчі органи здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування державною мовою.

        Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передавання, зберігання та використання інформації протягом певного часу або постійно.

2.2. У міській раді та її виконавчих органах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.

2.3. Управлінська діяльність міської ради та її виконавчих органів здійснюється через видання нормативних актів та інших розпорядчих документів.

        Видання нормативних актів визначається Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», Регламентом Марганецької міської ради, Регламентом виконавчого комітету Марганецької міської ради, положеннями про виконавчі органи міської ради.

        З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних виконавчих органів, можуть прийматися спільні нормативні акти.

2.4. Підставами для прийняття нормативних актів та інших розпорядчих документів у міській раді та її виконавчих органах є:

2.4.1. Конституція України і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України, нормативні документи інших державних органів стосовно виконання функцій, делегованих державою.

2.4.2. Провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання міською радою та її виконавчими органами покладених на них завдань і функцій.

2.4.3. Потреба у правовому регулюванні діяльності юридичних та фізичних осіб на території Марганецької міської ради.

2.5. Нормативні акти, розпорядчі документи міської ради і ті, що надходять до міської ради від державних органів, доводяться до виконавчих органів ради, підприємств, установ та організацій, що діють на території Марганецької міської ради. При потребі виконавчі органи надсилають копії документів державних органів іншим виконавчим органам ради, підприємствам, установам та організаціям незалежно від форм власності, що діють на території Марганецької міської ради.

2.6. Документи, що видаються на підставі нормативних актів державних органів, повинні мати посилання на них з зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються у колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються на підставі записів чи відеофіксації, зроблених у ході засідань.

2.8. Рішення колегіальних органів доводяться до виконавчих органів через надсилання їм належним чином засвідчених копій рішень міської ради, копій рішень виконавчого комітету, копій рішень комісій, а виконавчі органи доводять документи до юридичних та фізичних осіб, яких ці документи стосуються, та забезпечують контроль за виконанням цих документів.

        Розпорядчі документи міського голови, міської ради та її виконавчих органів виготовляються, обліковуються і передаються на зберігання архівному підрозділу у паперовому вигляді.

        Виконавчі органи міської ради ведуть бази даних нормативних документів (розпоряджень, наказів), виданих у межах своїх повноважень.

2.9. Міська рада та її виконавчі органи можуть надсилати листи фізичним та юридичним особам, установам, організаціям, підприємствам.

2.10. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися телефоном або засобами електронного зв’язку.

 

3. ПРИЙМАННЯ, РОЗГЛЯД І РЕЄСТРАЦІЯ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ

 

3.1. Приймання документів

3.1.1. Доставка документів до виконавчих органів міської ради здійснюється нарочно, або з використанням засобів поштового зв’язку і електронного зв’язку. 

        У разі відсутності системи електронного діловодства документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються службою діловодства як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою служби діловодства.

        Електронний документ має бути оформлений за загальними правилами документування і мати реквізити, що визначені цією Інструкцією для аналогічного документа з паперовим носієм інформації.

        У разі неможливості направлення кореспонденції на адресу установи за допомогою системи електронного документообігу міської ради або системи взаємодії, обмін електронними документами (електронними копіями оригіналів паперових документів (фотокопіями) з цією установою здійснюється з використанням електронних поштових скриньок, розміщених на серверах, які перебувають у доменній зоні gov.ua.

3.1.2. Документи, що надходять до міської ради приймаються сектором забезпечення діяльності ради, документи, що надходять до виконавчих органів приймаються централізовано відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради.

        Звернення суб’єктів підприємницької діяльності для отримання документів дозвільного характеру приймаються адміністраторами відділу «Центр надання адміністративних послуг»; з питань реєстрації та отримання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, з Єдиного державного реєстру речових прав на нерухоме майно, – відділом з питань державної реєстрації.

        Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною 



цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або 



повідомленні про вручення. 

        У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» 



фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

        У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у 



поштовому реєстрі. 

        Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим 



працівником.

3.1.3. У відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради  розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто». 

3.1.4. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, 



коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час 



відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні 



окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів 



номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики 



рекомендованих конвертів і пакетів. 

        У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або нецілісності вкладень, пошкодження, що унеможливлює його прочитання та виконання, цей документ не реєструється і підлягає поверненню відправникові, про що складається акт у двох примірниках. 

        Один примірник акта надсилається відправникові, інший - зберігається у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради.

3.1.5. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду. 

3.1.6. Факт і дата надходження документа до виконавчих органів міської ради обов’язково фіксуються.

 

3.2. Попередній розгляд документів

3.2.1. Всі документи, що надійшли до міської ради та її виконавчих органів, підлягають попередньому розгляду.

        Попередній розгляд документів здійснюється у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради, керуючим справами виконкому.

         На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено у додатку 3.

3.2.2. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день їх одержання або у перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час.

        Доручення державних органів, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.2.3. Міському голові у першу чергу передаються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, голови облдержадміністрації.

3.2.4. При необхідності, тиражування документа  проводиться у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради.

 

3.3. Реєстрація документів

3.3.1. Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа через проставлення на ньому умовного позначення –реєстраційного індексу з подальшим записом необхідних відомостей про документ у журналі (додаток 1; 2).

3.3.2. У міській раді та її виконавчих органах реєстрація документів, у тому числі в електронному вигляді, здійснюється децентралізовано.

3.3.2.1. У секторі забезпечення діяльності ради реєструється вхідна кореспонденція, що надійшла до міської ради, створювані у міській раді документи та рішення міської ради.

3.3.2.2. У відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради реєструються: вхідні документи від органів державної влади, підприємств, організацій, установ, тощо, які надходять на ім’я міського голови та до виконавчих органів; створювані - доручення та розпорядження міського голови; рішення виконавчого комітету; розпорядження міського голови з кадрових питань; вихідні документи, підписані на бланках виконкому міської ради.

3.3.2.3. У відділі бухгалтерського обліку реєструються бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне забезпечення, розпорядження міського голови з фінансових питань.

3.3.2.4. У відділі «Центр надання адміністративних послуг»  реєструються звернення суб’єктів підприємницької діяльності для отримання документів дозвільного характеру.

3.3.2.5. У відділі надання послуг з державної реєстрації реєструються звернення з питань реєстрації та отримання відомостей з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб- підприємців; речових прав на нерухоме майно.

3.3.2.6. У відділі з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення реєструються звернення громадян , депутатські звернення та інформаційні запити.

3.3.2.7. У виконавчих органах міської ради реєструються: документи, що створюються у них; ті, що надходять до них від інших виконавчих органів; відповіді на вхідні документи, які надходять до міської ради та її виконавчих органів.

3.3.2.8. На кореспонденції, яка надходить електронною поштою до офіційної поштової скриньки на офіційну адресу Марганецької міської ради та її виконавчих органів робиться відповідна помітка «Електронна пошта».

3.3.2.9.  Електронні документи мають силу та обов’язкові для розгляду і виконання на рівні з документами, виготовленими на паперових носіях.

3.3.3. Документи реєструються у міській раді та її виконавчих органах: 

3.3.3.1. Вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час.

3.3.3.2. Створювані:

1) колегіальних органів – датою прийняття документа;

2) розпорядження міського голови – у день підписання.

3.3.3.3. Кореспонденція прийнята після 16 години, (крім термінової), реєструється наступного робочого дня.

        Реєстрація документа здійснюється з використанням журнальної (паперової) форми реєстрації.

 

 

 

4. СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ

 

4.1. Оформлення документів

4.1.1. Для складання службових документів повинен використовуватися папір форматів А3 (210 мм х 420 мм), А4 (210 мм х297 мм) та А5 (148 мм х 210 мм).

        Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

4.1.2. Усі службові документи повинні оформлятися на бланках. Бланки міської ради, виконавчого комітету, міського голови, виконавчих органів, виготовляються згідно з вимогами Державного стандарту.    

4.1.3. Документи повинні мати такі поля:

ліве – 30 мм

верхнє – 20 мм;   

нижнє – 20 мм;

праве – 10 мм.

Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів.

          Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.

Використовують такі бланки документів:

загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа) (додаток 4);

бланки конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додатки 5; 6; 7; 8).

        Службові документи та листи друкуються з використанням шрифту Times New Roman, розміру 14.

4.1.4. Службовий документ, що складається у міській раді, її виконавчих органах повинен мати обов’язкові реквізити:

        Зображення Державного Герба України.

        Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 р. N 2137-XII «Про Державний герб України».

        Коди.

        Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

        На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту «Довідкові дані про установу».

        Найменування установи.

        Найменування виконавчого органу - автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього.

        Скорочене найменування вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах.

        Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного окремим рядком у центрі документа.

        телефаксів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу.

        Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності - назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

        Назва виду документа

        Назва виду документа (наказ, рішення, доручення, тощо) зазначається на загальному бланку друкованим способом.

        Дата документа 

        Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. 

        Реєстраційний індекс документів

        Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовнихпозначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

        Посилання на реєстраційний індекс і дату

        Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату  документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку. 

       Адресат

       Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі.

        Гриф затвердження документа 

        Документ затверджується посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі.

        Резолюція 

        Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа. 

        Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

        Заголовок до тексту документа 

        Документ, що містить більше одного абзацу, може мати заголовок. Заголовок пишеться зліва, після після адресата.

        Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться. 

        Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?».

        Наприклад розпорядження (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. 

        Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телефонограми. 

        Відмітка про контроль 

        Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк. 

        Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на лівому полі  першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

        Текст документа 

        Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно.

        Підпис

        Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов'язків між  керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами  у  разі  відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені  їх підписувати.

        Візи та гриф погодження 

        У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності 



створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проєкту документа.

        Відбиток печатки.

4.2. Складання документів

4.2.1. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.

        Винятком є складання протоколів, планів, звітів та узагальнюючих документів.

4.2.2. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло та грамотно. Під час складання документів вживається діловий стиль.

4.2.3. Текст документа викладається від 3-ї особи однини.

Наприклад: «Виконавчий комітет розглянув...».

Якщо документ оформлено на бланку посадової особи, то його текст викладається від 1-ї особи однини: «прошу...», «скеровую...».

4.2.4. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа повинен містити граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.Тексти документів (окрім розпорядчих документів) складаються з двох частин. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій – висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

Розпорядчі документи складаються з трьох частин: констатуючої (мотивуючої), резолютивної та заключної (покладання контролю).

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти та підпункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою.

В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.

Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах.

4.2.5. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на виконавця. 

Особи, які візують документ, несуть відповідальність за його зміст у межах своєї компетенції.

 

4.3. Ініціативні листи керівників виконавчих органів

4.3.1. У першій частині листа рекомендується висловлювати повагу до адресата.  

4.3.2. Друга частина становить основу листа. Викладається суть написання листа. 

4.3.3. Третя частина становить прохання (подяку).

4.3.4. Четверта частина – своєрідне заключне речення. Наприклад: «Сподіваюся на Вашу підтримку; Сподіваюся на Ваше розуміння» і т.і.

4.3.5. Проєкт листа видруковують на бланку та долучивши 3-и примірника листа з відповідними візами, подають на розгляд керівнику.  Для подання на підпис міському голові проєкт листа подають до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради.

Листи за підписом міського голови передаються до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради для реєстрації та відправки, другий примірник з доданими документами повертається виконавцю, третій примірник залишається у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради і спрямовується до справи, відповідно до номенклатури справ.

4.3.6. У листах за підписом міського голови замість інформації про виконавця може вказуватися контактна особа в останньому реченні листа або у кінці сторінки, а інформація про виконавця розміщується на другому примірнику.

 

 

4.4. Службові та доповідні записки

4.4.1. Службова та доповідна записка - службові документи на ім’я міського голови з викладенням певного питання, звітом про виконання поставленого завдання, доручення з висновками і обґрунтованими пропозиціями. Залежно від цільового призначення зазначені документи можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

4.4.2. Службові та доповідні записки виготовляються в одному примірнику на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням необхідних реквізитів (додаток 9).

Підписує службові та доповідні записки їх автор.

 

4.5. Датування документів

4.5.1. Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом – дата його прийняття; для документа, що затверджується – дата затвердження.

4.5.2. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є у тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік.

Наприклад: 15 травня 2021 року слід писати: 15.05.2021.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад: 1 травня 2021 року слід писати: 01.05.2021.

У фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 10 травня 2021 року.

4.5.3. Дата на документі проставляється особою, яка його реєструє.

4.5.4. Дата підписання проставляється у лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче від підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

 

4.6. Індексація документів

4.6.1. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

4.6.2. Індекси вхідних і створюваних документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ, виконавців тощо.

4.6.3. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 01-10/845,  де  01-10 - індекс справи за номенклатурою, 845 - порядковий номер,

4.6.4. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в установі) та порядковий номер, наприклад:02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер.

4.6.5. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування».

Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 - для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 - для спільних листів.

 

4.7. Погодження документів

4.7.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановленні відповідності до законодавства здійснюється погодження проєкту документа. Погодження здійснюється посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними у проєкті документа.

4.7.2. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проєкту документа посадовою особою. Віза може включати: найменування посади, особистий підпис та дату візування, першу букву імені і прізвище особи, яка візує документ.

4.7.3. Посадова особа зобов’язана завізувати документ у триденний термін з дня його отримання до розгляду.

4.7.4. У разі незгоди візуючого зі змістом проєкту документа і неможливості досягнути згоди з автором він зобов’язаний завізувати його, виклавши свої зауваження та пропозиції у письмовій формі. Відмова у візуванні не допускається.

4.7.5. Автор проєкту документа зобов’язаний, врахувавши всі зауваження, доопрацювати його. Зауваження можуть залишатися тільки у разі недосягнення згоди візуючого з автором (у цьому випадку автор письмово викладає свої аргументи щодо незгоди з зауваженнями).

4.7.6. Зауваження і пропозиції до проєкту документа можуть викладатися на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка.

4.7.7. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.

Порядок візування проєктів розпоряджень міського голови, рішень виконкому включає обов’язкове візування розробником проєкту, заступником міського голови, керівником уповноваженого підрозділу з питань запобігання і виявлення корупції, керуючим справами виконкому, керівниками юридичного відділу, відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради, відділу з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення.

 За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

4.7.8. Проєкти розпорядчих документів міської ради, виконавчого комітету та міського голови і листи міського голови (при необхідності) та листи на бланках виконавчого комітету (при необхідності) перевіряються і візуються керівником юридичного відділу на першому примірнику на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа.

4.7.9. Зовнішнє погодження проєктів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проєкту документа і включає у себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи, з якою погоджується проєкт документа (включаючи найменування установи), особистий підпис, дату погодження, першу букву імені і прізвище.

        Наприклад:

        ПОГОДЖЕНО

        Міський голова (підпис) (дата) (перша буква імені, прізвище)

4.7.10. Якщо зовнішнє погодження проєкту документа здійснюється з колегіальним органом, то гриф погодження оформляється таким чином:

        ПОГОДЖЕНО

     Протокол засідання атестаційної комісії Дата, №

4.8. Засвідчення документів

4.8.1. Засвідчення документів здійснюється через їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

4.8.2. Документи підписуються посадовими особами міської ради та її виконавчих органів відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

4.8.3. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, першої букви імені і прізвища.

4.8.4. На підпис міському голові подаються листи у 3-х примірниках: 

4.8.4.1. Перший примірник на бланку.

4.8.4.2. Другий і третій примірники документа з візами осіб, що були відповідальними за підготовку документа, з обов’язковим зазначенням прізвища виконавця, номера телефона і візи виконавця проєкту документа.

На першому примірнику прізвище і номер телефона виконавця проєкту документа зазначаються внизу зліва.

4.8.5. У разі надсилання документа одночасно кільком державним органам керівник підписує всі примірники.

4.8.6. Розпорядчі документи підписуються тільки один раз – це оригінали, які залишаються у справі, а для використання в роботі розсилаються засвідчені копії.

4.8.7. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. 

4.8.8. Рішення колегіальних органів підписуються особою, яка головувала на засіданні колегіального органу.

4.8.9. Якщо посадова особа, підпис (віза) якої зазначений на проєкті документа, відсутня, то документ підписує (візує) особа, яка виконує її обов’язки.

При цьому обов’язково зазначається посада особи, яка підписала (завізувала) документ, та її прізвище. 

Наприклад: «в. о.», «заст.». Прізвище особи, яка підписала (завізувала) документ, вписується або вдруковується над прізвищем особи, замість якої підпис (віза) проставлений.

Не допускається підписання (візування) документа з прийменником «за» або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

4.8.10. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Примірний перелік документів, що затверджуються з проставленням грифа «ЗАТВЕРДЖЕНО» наведено в додатку 9.

4.8.11. Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Положення, інструкції, правила тощо повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом міської ради або її виконавчих органів.

4.8.12. Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів:

слово «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпис, перша буква імені і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський голова (Підпис) (перша буква імені, прізвище)

Дата

4.8.13. У разі затвердження документа розпорядчим актом на документі зазначається гриф за такою формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

рішенням виконкому

від 12.02.2021 № 746

4.8.14. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

4.8.15. Гербова печатка ставиться на положеннях (статутах) установ, договорах, посвідченнях, довіреностях, фінансових документах, перших примірниках рішень виконкому та розпоряджень міського голови та при засвідченні печаток квартальних комітетів міста.Затвердження інших документів здійснюється міською радою та її виконавчими органами на підставі чинних нормативно-правових актів (додаток 10).

4.8.16. Печатка міської ради або її виконавчих органів (негербова) ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи.Копії рішень виконавчого комітету та розпоряджень міського голови затверджуються печаткою відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради. Окрім печатки проставляється штамп керівника відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради «Згідно з оригіналом» і його підпис.Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ або текстову частину документа.

 

4.9. Адресування документів

4.9.1. Документи адресуються міській раді, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа міській раді або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи їх найменування подаються у називному відмінку.

Наприклад:

Виконком Марганецької міської ради

Юридичний відділ міської ради

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи зазначається у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному.

Наприклад:

Обласна державна адміністрація

Управління внутрішньої політики

Головному спеціалісту (Перша буква імені, прізвище)

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата.

Наприклад:

Начальнику фінансового управління міської ради

(Перша буква імені, прізвище)

Якщо документ адресується багатьом однорідним виконавчим органам чи організаціям, адресата можна зазначити узагальнено. 

Наприклад:

Керівникам комунальних підприємств міста.

Документ не повинен мати більше чотирьох окремих адресатів. Слово «копія» перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.

4.9.2. До реквізиту «Адресат» може входити адреса. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати правилам користування поштовим зв’язком.

Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Наприклад:

Редакція журналу

«Архіви України»

вул.Солом’янська, 24,

МСП, Київ-047, 03047

У разі надсилання документа громадянину спочатку зазначається прізвище та ініціали одержувача, а потім вулиця, номер будинку, квартири, населений пункт, район і область, країна призначення (для міжнародних відправлень).

Наприклад:

(Перша буква імені, прізвище)

вул.Б.-І.Антонича, 25 кв. 2,

м.Львів-57, 79057.

 

4.10. Резолюція

4.10.1. Резолюція - це зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

4.10.2 Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

4.10.3. Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.

4.10.4. На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

4.10.5. Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

4.10.6. Якщо у тексті резолюції керівника є слова «доповісти», «інформувати», «подати пропозиції» для зняття контролю за виконанням документа, якого стосувалася резолюція, необхідно подати і документальне підтвердження виконання резолюції керівника.

4.10.7. Тиражування і доставку документів усім виконавцям доручення здійснює виконавець проєкту доручення.

 

4.11. Відмітки про проходження та виконання документів

4.11.1. Під час проходження документа у міській раді та її виконавчих органах обов’язково робляться такі помітки:

 - Про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому правому полі першого аркуша документа (дата надходження документа, індекс документа, підпис посадової особи у разі потреби - години і хвилини).

Якщо кореспонденція не розкривається, відмітка про надходження документа проставляється на конверті чи пакунку.

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

У разі коли установа-автор документа подає до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі-авторові, реєстраційний штамп не ставиться.

- про виконання документа і направлення його до справи – на нижньому лівому полі першого аркуша документа (коротка довідка про виконання, якщо немає документа про виконання, слова «Знято з контролю» і номер справи, у якій документ буде зберігатися, дата направлення документа до справи, найменування і підпис виконавця).

Наприклад:

До справи № 02-16

Питання вирішено позитивно

у телефонній розмові 25.01.2021

(Посада) (перша буква імені, прізвище) (підпис)

Відмітка «Знято з контролю» свідчить про те, що робота над документом закінчена.

4.11.2. Документ, як правило, повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, що складається з його прізвища і номера службового телефону, які зазначаються на лицьовому боці останнього аркуша документа.

Наприклад:

А.Тесленко, (05665)2-97-54

4.11.3. Під час проходження документа у міській раді та її виконавчих органах особа, відповідальна за діловодство, обов’язково вносить дані:

-  про проходження документа.

-  про зміну безпосереднього виконавця з розгляду документа на іншого у разі його звільнення з роботи, тривалої відпустки чи хвороби.

 

4.12. Оформлення копій документів та витягів з документів

4.12.1. Засвідчуються копії лише тих документів, що створюються у виконавчому комітеті міської ради, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівництва виконавчого комітету Марганецької міської ради.

У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників, установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.

4.12.2. Напис про засвідчення документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища (прописними буквами), дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:

Згідно з оригіналом

Секретар виконавчого комітету підпис   ініціали, прізвище

Дата

Копії документів у виконавчому комітеті міської ради засвідчуються гербовою печаткою або печаткою структурного підрозділу.

4.12.3. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах, текст бланків не відтворюється, зазначаються лише дата підписання документа, його реєстраційний індекс, підпис та прізвище особи, яка підписала документ, візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.

4.12.4. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

 

4.13. Оформлення додатків до документів

4.13.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

4.13.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів: 

- додатки, що затверджуються або вводяться у дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);

- додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;

- додатки, що є самостійними документами і надсилаються з супровідним листом.

4.13.3. Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити.

4.13.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Наприклад:

«Розробити і подати на затвердження схему проходження документів у міській раді та її виконавчих органах за формою, зазначеною у додатку 1».

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка.

Наприклад:

Додаток

до рішення виконкому

від 12.02.2021  № 46

У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери.

Наприклад:

Додаток 1. Додаток 2 тощо. 

Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.

4.13.5. Додаток до рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови підписує керуючий справами виконкому та візує на лицьовій стороні останнього аркуша додатка працівник виконавчого органу міської ради, який готував документ. Додаток до рішення міської ради підписують заступники міського голови  згідно з розподілом обов’язків та візує керівник виконавчого органу міської ради, який готував документ.

4.13.6. Відомості про наявність додатків до планів, звітів, протоколів, повідомлень, листів тощо оформляються у такому порядку:- якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

- якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити після тексту з зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників.

Наприклад:

Додатки: 

1. Довідка про виконання плану  робіт на II квартал 2021 року на 5 арк. у 1 прим.

2. Графік виконання робіт на II квартал 2021 року на 2 арк. у 1 прим.

- якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатка оформляється таким чином:

Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 25.12.2020 № 4 і додаток до нього, всього на 21 арк. у 2 прим.

 

4.14. Вимоги при виготовленні документів

за допомогою персонального комп’ютера

4.14.1. Тексти документів друкують через один міжрядковий інтервал.

4.14.2. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал. 

4.14.3. Реквізити документа відокремлюють один від одного 2-3 міжрядковими інтервалами.

4.14.4. Розшифровку підпису у реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади.

4.14.5. Під час оформлення документів на більше ніж двох сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

 

4.15. Тиражування документів

4.15.1. Порядок та необхідність тиражування документів засобами копіювальної техніки визначає керівник відповідного виконавчого органу.

4.15.2. Тиражування документів може здійснювати безпосередньо працівник за допомогою засобів оргтехніки, існуючих на його робочому місці.

4.15.3. Документи, що створюються виконавчим органом для розсилки в інші виконавчі органи міської ради, тиражуються та згідно зі списом адресатів передаються безпосереднім виконавцем.

4.16. Підготовка розпоряджень міського голови

4.16.1. Розпорядження видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження видаються з основних питань діяльності виконавчих органів міської ради, адміністративно-господарських або кадрових питань.

4.16.2. Проєкти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням міського голови, заступника міського голови, керуючого справами виконкому чи за власною ініціативою та на виконання документів органів влади вищого рівня. 

        Проєкти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує спеціаліст відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів. 

4.16.3. Проєкти розпоряджень з основної діяльності, адміністративно-господарських питань візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, заступником міського голови, керуючим справами виконкому, керівником уповноваженого підрозділу з питань запобігання і виявлення корупції; керівником юридичного відділу.

        Проєкти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються спеціалістом відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради, який створив документ, керівником відділу, заступником міського голови, відповідно до функціональних повноважень, керуючим справами виконкому, керівником уповноваженого підрозділу з питань запобігання і виявлення корупції; керівником юридичного відділу, а також залежно від видів розпоряджень іншими посадовими особами, яких стосується документ.

        Проєкти розпоряджень, які стосуються фінансових питань в обов’язковому порядку візуються начальником фінансового управління або керівником відділу бухгалтерського обліку, заступником міського голови, відповідно до функціональних повноважень, керівником уповноваженого підрозділу з питань запобігання і виявлення корупції, керівником юридичного відділу.

4.16.4. Розпорядження підписуються міським головою, а у разі його відсутності - посадовою особою, яка виконує його обов’язки. 

        Після підписання розпорядження зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядження про внесення змін. 

4.16.5. Розпорядження оформляється на бланку розпорядження. Зміст розпорядження коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про  затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»). 

4.16.6. Текст розпорядження з питань основної діяльності та з адміністративно-господарських питань складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.

        У констатуючій частині розпорядження зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження. Зазначена частина може починатися із слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться. 

        Розпорядча частина починається із слів «вважаю за необхідне» або «вважаю за доцільне», розпорядження може починатися із слова «ЗОБОВ’ЯЗУЮ», «НАКАЗУЮ» яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.

        Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові особи),конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці  можуть бути названі також узагальнено, наприклад: «керівникам структурних підрозділів міської ради». 

4.16.7. Якщо розпорядженням відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: «Визнати таким, що втратив чинність...».

        Зміни, що вносяться до розпорядження оформляються окремим розпорядженням, яке повинно мати такий заголовок: «Про внесення змін до розпорядження …» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина розпорядження починається з такого пункту: 

        «1. Внести зміни до розпорядження».

        Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого 



документа, наприклад: 

        «1) пункт 2 викласти у новій редакції:… »; 

        «2) пункт 3 виключити»; 

        «3) абзац другий пункту 4 доповнити словами...». 

        Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому 



аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини розпорядження  зазначається: 

        «1) Внести зміни до... (додаються)». 

4.16.8. Останній пункт розпорядчої частини може містити рішення про покладення відповідальності за виконання розпорядження на структурний підрозділ або посадову особу та контроль.

4.16.9. До розпоряджень не може включатися пункт «Розпорядження довести до відома...». Установи, структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться розпорядження, зазначаються у списку розсилки, який розробник готує разом з проєктом розпорядчого документа і передає до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради після підписання такого документа. 

4.16.10. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядженнях міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених - про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо). 

4.16.11. Зміст індивідуального розпорядження з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...».

        У зведених розпорядженнях може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».

4.16.12. У тексті розпоряджень з кадрових питань (особового складу),як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади.

4.16.13. У розпорядженні про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу(припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат. 

4.16.14. У зведених розпорядженнях з кадрових питань(особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу(службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядження не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання. 

4.16.15. У кожному пункті розпорядження з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо). 

 4.16.16. Під час ознайомлення з розпорядженням згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядження чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення. 

4.16.17. Спільне розпорядження керівників одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4(210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпоряджень не відтворюється.  Найменування посад розміщуються на одному рівні, а назва виду документа - посередині.

4.16.18.Розпорядження нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію. 

4.16.19. Копії розпоряджень засвідчуються відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради і вручаються нарочно заінтересованим установам, структурним підрозділам міської ради, посадовим особам, працівникам. 

       Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав. 

4.17. Протоколи

4.17.1. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання. 

4.17.2. Протокол оформляється на бланку протоколу (за наявності такого бланку) або на загальному бланку структурного підрозділу, а у разі, коли бланки не передбачені, - на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) як з кутовим (переважно), так і з поздовжнім розташуванням реквізитів. 

4.17.3. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання. 

4.17.4. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: сесії міської ради, засідання виконкому, дорадчого органу, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті «місце засідання» зазначається місце проведення засідання. 

4.17.6. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (сесія міської ради, засідання виконкому, робоча група тощо) і включати назву виду документа. 

4.17.7. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.

4.17.8. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб. 

        У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 30 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.

        Вступна частина включає порядок денний - перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання.  

        Слова «Черга дня» друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про». 

4.17.9. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні  відповідати пунктам черги дня. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: 

        СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).

        Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка. 

4.17.10. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини. 

        Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».

4.17.11. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із  зазначенням посад, прізвищ та ініціалів(ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини. 

4.17.12. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

        Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

4.17.13. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2).

        У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

        Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається. 

4.17.14. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем. 

4.17.15. Деякі протоколи засідань (технічних, методичних, експертних, комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження. 

4.17.16. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, структурним підрозділам міської ради, посадовим особам. Список розсилки складає і підписує секретар. 

4.18. Службові листи 

4.18.1. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами, структурними підрозділами міської ради.

4.18.2. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5(210 х 148 міліметрів). 

4.18.3. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця. 

        Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.   

        Лист, оформлений на бланку формату А4(210 х 297 міліметрів), повинен  мати заголовок до тексту, що відповідає на питання «про що?».

4.18.4. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання  на  документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу. 

4.18.5. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу міської ради, в якому його створено, у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання -керівники заінтересованих структурних підрозділів міської ради, а також заступник міського голови відповідно до функціональних обов'язків (якщо лист повинен підписувати міський голова).

4.19. Документи до засідань колегіальних органів 

4.19.1. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи. 

4.19.2. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби, відповідно до розпоряджень міського голови.

        У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу міської ради, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів. 

        Порядок денний проведення сесії міської ради складається сектором забезпечення діяльності ради. Черга дня засідання виконавчого комітету, перелік питань, що виноситься на розгляд виконавчого комітету, з урахуванням пропозицій структурних підрозділів, складається відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради. 

4.19.3. Керівники структурних підрозділів міської ради завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається службова записка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу, перелік осіб яким необхідно, у разі прийняття рішення, направити його копію з метою виконання визначених у ньому завдань.

        Проєкти рішень, що надаються до колегіального органу з метою їх розгляду та прийняття, в обов’язковому порядку оприлюднюються за 10 робочих днів до дня розгляду на офіційному сайті виконкому міської ради.

4.19.4. Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів міської ради. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням, прийнятим більшістю голосів, членів колегіального органу.

4.19.5. Проєкти рішень, що вносяться на розгляд колегіального органу, з необхідною кількістю їх копій та документами, що додаються до проєкту, повинні подаватися не пізніше ніж за десять днів до проведення сесії міської ради та п’яти днів до проведення засідання виконавчого комітету, а у разі проведення позачергових засідань - не пізніше ніж за один день.

4.19.6. Документи, що додаються до проєктів рішень, містять:

        доповідну записку, адресовану на ім’я міського голови (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;

        проєкт рішення колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів міської ради, та документи до нього (інформаційні, аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками; 

        список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу.

4.19.7. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом. 

4.19.9. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів міської ради.

4.19.10. Сектор забезпечення діяльності ради, відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради забезпечують організацію роботи відповідного колегіального органу, здійснюють контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряють їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення. 

        Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються. 

4.19.11. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах розділу 4.17. цієї Інструкції.

4.20. Документи про службові відрядження

4.20.1. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, керівником структурного підрозділу готується доповідна записка  (заява) на ім’я міського голови, у якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

            За результатами розгляду службової записки видається розпорядження міського голови.

4.20.2. Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 11). 

4.20.3. Після повернення з відрядження працівник готує письмовий звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

5. Організація документообігу та виконання документів 

5.1. Облік обсягу документообігу

5.1.1. Обсяг документообігу у виконавчих органах міської ради характеризується сумарною кількістю отриманих (вхідних) і створених у виконавчих органах міської ради (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік). 

5.1.2. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації. 

        За одиницю обліку береться один документ.

        Облік документів здійснюється в секторі забезпечення діяльності ради, у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради (в цілому по виконкому) та в самостійних структурних підрозділах міської ради за групою документів. 

             Відділом з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення підраховуються звернення громадян, запити на інформацію. 

        Результати обліку документів узагальнюються відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради і подаються керівництву виконкому для вжиття заходів з удосконалення роботи з документами (додаток 12). 

6. Організація контролю за виконанням документів

6.1. Завдання, порядок і терміни контролю

6.1.1. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання. 

6.1.2. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання, та термін виконання.

 6.1.3. Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної державної адміністрації, розпорядчі документи та доручення міського голови, рішення міської ради, виконкому міської ради, запити на інформацію. 

        Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, міського голови здійснює керуючий справами виконкому.

6.1.4. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на сектор забезпечення діяльності ради та відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради. 

        У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює керівник структурного підрозділу.

6.1.5. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції міського голови. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних - з дати надходження (реєстрації). 

        Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня. 

6.1.6. Строки можуть бути типовими або індивідуальними. 

        Типові строки виконання документів установлюються законодавством.

        Строки виконання основних документів наводяться у додатку 13.

        Індивідуальні строки встановлюються керівництвом виконкому (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції. 

6.1.7. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради (структурному підрозділі). 

6.1.8. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання. 

6.1.9. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання. 

6.1.10. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності - посадової особи, яка її заміщує. 

6.1.11. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у розпорядчих документах обласної державної адміністрації, подається міському голові разом з проєктом листа, адресованого відповідно керівництву облдержадміністрації за 7 днів до закінчення встановленого строку. 

6.1.12. У разі зміни строків виконання проставляються: новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до банку реєстраційних даних. 

6.1.13. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови або його заступників. 

6.1.14. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання. 

6.1.15. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку: 

        завдань на наступний рік - не рідше одного разу на рік; 

        завдань на наступні місяці поточного року - не рідше одного разу на місяць; 

        завдань на поточний місяць - кожні десять днів і за п'ять днів до закінчення строку або за запитами. 

6.1.16. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання. 

        Зняти документ з контролю може тільки колегіальний орган, який прийняв документ та визначив контрольний строк виконання, міський голова, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням спеціаліст відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради.

6.1.17. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної  влади, дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, облдержадміністрації вважається день реєстрації у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради вихідних документів про виконання завдань. 

6.1.18. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається  міському голові у вигляді зведень про виконання документів (додаток 16). 

6.1.19. Відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради щомісяця складаються і надсилаються до структурних підрозділів - виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк (додаток   17).

        Після заповнення відповідних граф переліки повертаються до відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради.

7. Порядок опрацювання та надсилання 

вихідних документів 

7.1.1. Вихідні документи вручаються нарочно або надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електронного зв’язку.

7.1.2. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.

7.1.3. З використанням засобів електронного зв’язку відділ забезпечення діяльності виконкому міської ради здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів.

7.1.4. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.  

7.1.5. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації. 

7.1.6. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів - виконавців або не пізніше наступного робочого дня. 

7.1.7. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства. 

7.1.8. Під час приймання від виконавців вихідних документів спеціалісти відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради перевіряють: 

        правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів); 

        наявність і правильність зазначення адреси; 

        наявність на документі відмітки про додатки; 

        наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього; 

        наявність віз на відпуску - копії вихідного документа, що залишається у справах; 

        наявність і повноту додатків; 

        відповідність кількості примірників кількості адресатів. 

7.1.9. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті. 

7.1.10. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ.

8. Систематизація та зберігання документів 

8.1. Складення номенклатури справ 

8.1.1. Номенклатура справ - це обов'язковий для кожного структурного підрозділа міської ради систематизований перелік найменувань справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ. 

8.1.2. Номенклатура справ призначена для встановлення у виконавчих органах міської ради єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і  видом,  визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання. 

8.1.3. У виконавчих органах міської ради складаються індивідуальні номенклатури справ структурних підрозділів міської ради (додаток 14) і зведена номенклатура справ виконавчих органів міської ради (додаток 15). 

        Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі. 

        Зведена номенклатура справ складається архівним сектором на основі номенклатур справ структурних підрозділів.

8.1.4. Зведена номенклатура справ Марганецької міської ради та її виконавчих органів схвалюється експертною комісією міської ради з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія ЕК) та погоджується експертною комісією архівного сектору міської ради, експертно-перевірною комісією державного архіву Дніпропетровської області один раз на п'ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи установи, після чого  затверджується керівником установи. 

8.1.5. Зведена номенклатура справ Марганецької міської ради та її виконавчих органів складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у керуючого справами виконкому, другий використовується відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради як робочий, третій передається керівнику відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий - спрямовується до архівного підрозділу міської ради. 

        Структурні підрозділи міської ради отримують свої індивідуальні номенклатури справ для використання у роботі. 

8.1.6. Зведена номенклатура справ Марганецької міської ради та її виконавчих органів ради щороку (не пізніше грудня) складається та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року. 

8.1.7. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується у Марганецькій міській раді та її виконавчих органах, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі. 

8.1.8. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином. 

        У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та  порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 - індекс структурного підрозділу міської ради, 12 - порядковий номер справи.

        За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо. 

        У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин). 

        Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формівідображати склад і зміст документів справи. 

        Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів. 

        Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак. 

        Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби). 

        У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа». 

        У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов'язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду  стану  діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах». 

        Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи. 

        У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконкому Марганецької міської ради». 

        У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, згідно індексації. 

        У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з комунальними підприємствами міста з питань забезпечення соціального захисту населення». 

        У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб». 

        У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад: 

        1. План основних організаційних заходів установи на 2021 рік; 

        2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2020 рік. 

        Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, потім у разі потреби - заголовок кожної справи. 

        Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі - щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання. 

        Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року. 

        У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання. 

        У графі 5 «Відмітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архівного підрозділу чи інших установ для їх продовження тощо. 

8.1.9. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість. 

8.2. Формування справ

8.2.1. Формування справ - це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. 

8.2.2. Справи формуються у виконавчих органах міської ради, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.  

8.2.3. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання;за  обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки). 

8.2.4. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку. 

8.2.5. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими  документами, групуються разом із зазначеними документами. 

8.2.6. Розпорядження міського голови з питань основної діяльності, з адміністративно-господарських питань, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання. 

8.2.7. Документи засідань виконкому міської ради, сесій міської ради групуються у дві справи: 

        протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо); 

        документи з організації засідань (порядок денний, список запрошених тощо). 

8.2.8. Протоколи засідань виконкому, сесій міської ради групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, - за порядком денним засідання. 

8.2.9. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності виконавчих органів або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень. 

8.2.10. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проєктів цих документів. 

8.2.11. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом. 

8.2.12. Особові справи посадових осіб виконавчих органів міської ради формуються відповідно до чинного законодавства. 

8.2.13. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітномупорядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік. 

8.2.14. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ у виконавчих органах міської ради та її структурних підрозділах здійснюється відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради та архівним підрозділом. 

8.3. Оперативне зберігання документів 

8.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архівного сектору зберігаються за місцем їх формування. 

        Керівники структурних підрозділів міської ради і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ. 

8.3.2. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, столах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою. 

8.3.3. У разі ведення відеофіксації засідань виконкому міської ради, сесій міської ради матеріали зберігаються у відділі з питань місцевого самоврядування, внутрішньої політики та інформаційного забезпечення.

8.3.4. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів міської ради здійснюється з письмового дозволу міського голови, керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам - з письмового дозволу керівника установи. На видану справу складається картка - замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу. 

8.3.5. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць. 

8.3.6. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу керівника установи з обов'язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

9. Порядок підготовки справ до зберігання та використання

9.1. Експертиза цінності документів 

9.1.1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду. 

9.1.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів у виконавчих органах міської ради (у разі потреби в структурних підрозділах) утворюється постійно діюча експертна комісія (ЕК) міської ради. 

9.1.3. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах міської ради безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради та архівного підрозділу. 

9.1.4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися. 

        Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. 

9.1.5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ. 

9.1.6. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 16).

9.1.7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертної комісії архівного підрозділу. Погоджені акти затверджуються міським головою, після чого виконавчі органи мають право знищити документи. 

9.1.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на всі структурні підрозділи. Якщо в акті зазначено справи кількох труктурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. 

9.2. Складення описів справ 

9.2.1. Опис справ - архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду. 

9.2.2. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу). 

        На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково. 

9.2.3. Описи справ складаються щороку за встановленою формою (додаток 17) працівником відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради за методичної допомоги архівного підрозділу. 

9.2.4. Номер опису справ повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. 

        Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу N 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2020 році, матимуть такі номери: 5 П - 2020; 5 Т - 2020; 5 ОС - 2020. 

9.2.5. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису. 

9.2.6. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N ___». 

9.2.7. Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується із керівником відділу забезпечення діяльності виконкому міської ради і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією. 

9.2.8. Опис справ структурного підрозділу міської ради складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі. 

9.2.9. На основі описів справ структурних підрозділів архівий підрозділ  готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу). 

9.2.10. Зведений опис справ постійного зберігання складається архівним сектором міської ради, відділом забезпечення діяльності виконкому міської ради та сектором забезпечення діяльності ради у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією міської ради в установленому порядку подаються для схвалення експертною комісією архівного сектору, після чого затверджуються міським головою. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву. 

9.2.11. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках,  схвалюються експертною комісією міської ради і затверджується міським головою. 

9.2.12. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією міської ради, погоджуються з експертною комісією архівного сектору, після чого затверджуються міським головою. Один примірник зведеного опису подається державному архіву. 

9.2.13. Опис документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) необхідно здійснювати через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до архівіного сектору в установлені законодавством строки. 

9.3. Оформлення справ 

9.3.1. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи. 

9.3.2. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації. 

9.3.3. Справи з грифом «Для службового користування», особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі.

9.3.4. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо). 

9.3.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки». 

9.3.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом. 

9.3.7. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи - номер опису і фонду. 

9.3.8. У разі зміни найменування структурного підрозділу протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці справи зазначається нове найменування структурного підрозділу, а попереднє береться в дужки. 

9.3.9. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи. 

9.4. Передача справ до архівного сектору міської ради 

9.4.1. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного сектору в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування. 

        Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архівного сектору за рішенням керівника структурного підрозділу. 

9.4.2. Передача справ до архівного сектору здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим міським головою. 

9.4.3. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, працівник архівного сектору оформляє видачу справ у тимчасове користування. 

9.4.4. Приймання - передача кожної справи здійснюється працівником архівного сектору в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи. 

9.4.5. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного сектору за описами. 

        У кінці кожного примірника опису працівник архівного сектору, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату.Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архівному секторі. 

9.4.6. Справи, що передаються до архівного сектору, повинні бути зв'язані належним чином. 

9.4.7. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архівного сектору незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою. 

        Виконком міської ради зобов'язаний забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання архівного підрозділу міської ради з подальшою передачею до державного архіву Дніпропетровської області.

КЕРУЮЧИЙ СПРАВАМИ ВИКОНКОМУ                            Т. ВЕЛИЧКО

       Додаток 1 



                                                     до Інструкції                                                      



п. 3.3.1

ЖУРНАЛ 

реєстрації вхідних документів* 



 

------------------------------------------------------------------

|    Дата   |Кореспондент,|Короткий|Резолюція | Підпис |Відмітка |

|надходження|   дата та   |  зміст |або відпо-| особи, |   про   |

| та індекс |    індекс   |        |відальний |  яка   |виконання|

| документа |  одержаного |        |виконавець|отримала|документа|

|           |  документа  |        |          |документ|         |

|-----------+-------------+--------+----------+--------+---------|

|     1     |      2      |    3   |    4     |    5   |    6    |

------------------------------------------------------------------ 

     * У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами. 



 

                                                       Додаток 2 



                                                     до Інструкції

п.3.3.1 

ЖУРНАЛ 

реєстрації документів, створених у виконавчих органах міської ради* 



 

------------------------------------------------------------------

|  Дата та індекс  |Кореспондент|Короткий зміст|  Відмітка про   |

|    документа     |            |              |    виконання    |

|                  |            |              |    документа    |

|------------------+------------+--------------+-----------------|

|        1         |      2     |      3       |        4        |

------------------------------------------------------------------ 

     * У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами. 



 

Додаток 3 



                                                     до Інструкції 

п. 3.2.1.

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК  

документів, що не підлягають реєстрації у відділі забезпечення діяльності виконкому міської ради

     1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки. 

     2. Зведення та інформація, надіслані до відома. 

     3. Навчальні плани, програми (копії). 

     4. Рекламні  повідомлення,  плакати,  програми  нарад, конференцій тощо. 

     5. Прейскуранти (копії). 

     6. Норми витрати матеріалів. 

     7. Вітальні листи і запрошення. 

     8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені). 

     9. Наукові звіти за темами. 

     10. Місячні, квартальні, піврічні звіти. 

     11. Форми статистичної звітності. 

     12. Договори. 

 * Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8-12, підлягають спеціальному  обліку у відповідних структурних підрозділах міської ради.

Додаток 4

до Інструкції

п. 4.1.3.

 

Виконавчий комітет Марганецької міської ради

ДНІПРОПЕТРОВСЬКА ОБЛАСТЬ

 

вул. Єдності , 29-а,  м. Марганець,  Дніпропетровської  області,  53407

тел/факс (05665) 2-20-17, 2-15-27

___________№ _______________                 

Додаток 5

до Інструкції

п.4.1.3.

 

Виконавчий комітет Марганецької міської ради

ДНІПРОПЕТРОВСЬКА ОБЛАСТЬ

 

вул. Єдності , 29-а,  м. Марганець,   Дніпропетровської  області, 53407

тел/факс (05665) 2-20-17, 2-15-27

___________№ _______________                 

Додаток 6

до інструкції

п.4.1.3.

 



 

Виконавчий комітет Марганецької міської ради

ДНІПРОПЕТРОВСЬКА ОБЛАСТЬ

 

РІШЕННЯ

 

 

« ___» ________20__ рік                м. Марганець                             № _____

Додаток 7

до Інструкції

п.4.1.3.

 



 

Марганецький міський голова

ДНІПРОПЕТРОВСЬКА ОБЛАСТЬ

 

        РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

 «____» _______ 20__ р.                 м. Марганець                              № _____-

Додаток 8

до Інструкції

п.4.1.3.

 



Марганецький міський голова

ДНІПРОПЕТРОВСЬКА ОБЛАСТЬ

 

        ДОРУЧЕННЯ

 

 «____» _______ 20__ р.                 м. Марганець                              № _____-

 

 

Додаток 9

до Інструкції

п.4.8.10.

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК 



документів, що затверджуються 



 з проставлянням грифа затвердження 

     1. Акти (готовності об'єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо). 

     2. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо). 

     3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо). 

     4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо). 

     5. Номенклатури справ. 

     6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо). 

     7. Описи справ. 

     8. Переліки (посад працівників з ненормованим  робочим  днем; типових,  відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо). 

     9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок  продукції; розподілу продукції за встановленою  номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо). 

     10. Посадові інструкції. 

     11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо). 

     12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби). 

     13. Розцінки на виконання робіт. 

     14. Статути (положення) установ. 

     15. Структура установи. 

     16. Форми уніфікованих документів. 

     17. Штатні розписи. 

                                                       Додаток 10



                                                     до Інструкції 

п. 4.1.4.

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК 



документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

     1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо). 

     2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів. 

     3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України. 

     4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо). 

     5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо). 

     6. Документи (довідки, посвідчення  тощо),  що  засвідчують права громадян і юридичних осіб. 

     7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні. 

     8. Завдання (на проєктування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо). 

     9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо). 

     10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо). 

     11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції. 

     12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління;  на  калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо). 

     13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо). 

     14. Номенклатури справ. 

     15. Описи справ. 

     16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання). 

     17.Протоколи (підписані мським головою, заступниками міського голови). 

     18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень). 

     19. Специфікації (виробів, продукції тощо). 

     20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше структурних підрозділів міської ради. 

     21. Статути комунальних установ. 

     22. Титульні списки. 

     23. Трудові книжки. 

     24. Штатні розписи.

      25. підписані міським головою рішення міської ради та рішення виконкому.

     26. Засвідчення печаток квартальних комітетів міста.

                                                       Додаток 11 



                                                     до Інструкції 



п. 4.20.2.                                                     

ЖУРНАЛ 

реєстрації відряджень 



 

------------------------------------------------------------------

| N|Прізвище,|Місце |   Місце   |Дата і номер|  Дата |    Дата   |

|  |ініціали |роботи|відрядження|   наказу   |вибуття|  прибуття |

|  |         |  та  |           |  (розпо-   |   у   |     з     |

|  |         |посада|           | рядження)  |відряд-|відрядження|

|  |         |      |           |            | ження |           |

|--+---------+------+-----------+------------+-------+-----------|

| 1|    2    |  3   |     4     |     5      |   6   |     7     |

------------------------------------------------------------------

Додаток 12 



                                                     до Інструкції  

п. 5.1.2.                                                     

ЗВІТ* 

про обсяг документообігу 

за ___  ________________ 20__ р. 



 

------------------------------------------------------------------

|    Документи    |             Кількість документів             |

|                 |----------------------------------------------|

|                 |    оригінали    |    копії    |    усього    |

------------------------------------------------------------------

Вхідні 

Вихідні 

Внутрішні

_______________ 



Усього 



 

Керівник                       ________  __________________________________ 



служби діловодства         (підпис)              (ініціали (ініціал імені) прізвище) 

___  ________________ 20__ р. 

* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами. 



 

Додаток 13 



                                                     до Інструкції 



п. 6.1.6.                                                      

СТРОКИ 

виконання основних документів 



 

        1. Укази,  розпорядження і доручення Президента України - у разі,  коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не  визначено,  його  виконання   здійснюється   протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом. 

        2. Запит  народного  депутата  України - не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний  строк  з  дня  його  надходження  або  в  інший установлений   Верховною   Радою  України  строк.  Запит  депутата 



Верховної Ради Автономної Республіки Крим  -  у  п'ятнадцятиденний 



строк,  депутата  місцевої  ради - в установлений зазначеною Радою 



строк. 

        Якщо запит народного  депутата  України  (депутата  Верховної 



Ради Автономної  Республіки  Крим,  депутата  місцевої  ради)  з об'єктивних причин не може бути розглянуто в  установлений  строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту. 

        3. Звернення народного депутата України (депутата  Верховної Ради   Автономної  Республіки  Крим,  депутата  місцевої  ради)  - протягом не більш як 10 днів з дня надходження. 

        У разі неможливості  розгляду  звернення  народного  депутата України  (депутата  Верховної  Ради  Автономної  Республіки  Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це  офіційним  листом  із  зазначенням  причин  продовження строку розгляду.  Строк розгляду депутатського звернення  з урахуванням строку продовження  не  може  перевищувати 30 днів з моменту його надходження. 

        4. Рішення  Кабінету  Міністрів  України  щодо  доопрацювання 



проектів  нормативно-правових  актів  -  до 10 днів після розгляду 



проекту акта на засіданні  Кабінету  Міністрів  України  (якщо  не 



встановлено інший строк). 

        5. Протест  прокурора  на  акт,  що  суперечить  закону,  - у 



десятиденний строк після його надходження.  Про наслідки  розгляду 



протесту в той самий строк повідомляється прокурору. 

        Письмовий припис  прокурора  про  усунення  порушень закону - 



негайно, про що повідомляється прокурору. 

         Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин 



цих  порушень  і  умов,  що  їм  сприяють,  підлягає невідкладному 



розгляду.  Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити  відповідних 



заходів  до  усунення  порушень  закону,  причин  та  умов,  що їх 



спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору. 

        Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження  про адміністративне   правопорушення  -  у десятиденний строк після її надходження,  якщо інше не встановлено законом. 

        6. Запит  на  публічну  інформацію  від  фізичної,  юридичної 



особи,  об'єднання громадян  без  статусу  юридичної  особи,  крім 



суб'єктів  владних  повноважень  (далі  - запитувачі),  та надання 



відповіді на запит на інформацію - не більше  п'яти  робочих  днів 



від дня надходження запиту. 

        У разі   коли  запит  на  інформацію  стосується  інформації, 



необхідної для захисту життя чи свободи особи,  про стан довкілля, 



якість харчових продуктів і предметів побуту,  аварії, катастрофи, 



небезпечні природні явища та інші надзвичайні  події,  що  сталися 



або  можуть  статись  і  загрожують  безпеці  громадян,  відповідь 



повинна бути надана  не  пізніше  ніж  протягом  48  годин  з  дня 



надходження запиту. 

        У разі  коли  запит стосується великого обсягу інформації або 



потребує  пошуку  інформації  серед   значної   кількості   даних, 



розпорядник інформації  може  продовжити  строк розгляду запиту до 



20 робочих  днів  з   обґрунтуванням   такого   продовження.   Про 



продовження  строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в 



письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів  з  дня 



надходження запиту. 

        Відстрочення в  задоволенні запиту на інформацію допускається 



в разі,  коли  запитувана  інформація  не  може  бути  надана  для 



ознайомлення   в  передбачені  строки  у  разі  настання  обставин 



непереборної сили.  Рішення про відстрочення доводиться до  відома 



запитувача  у  письмовій  формі  з роз'ясненням порядку оскарження 



прийнятого рішення. 

        7. Звернення громадян - не більше одного місяця  від  дня  їх 



надходження,  а  ті,  які  не  потребують додаткового вивчення,  - 



невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження. 

        Якщо у місячний строк вирішити порушені у  зверненні  питання 



неможливо,  керівник  установи  або  його  заступник  встановлюють 



необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка 



подала  звернення.  При  цьому  загальний  строк вирішення питань, 



порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів. 

        8. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня -  до 



зазначеного в них строку. 

        9. Телеграми,  в  яких  порушуються  питання,  що потребують 



термінового вирішення, - до двох днів, решта - протягом 10 днів.

      Додаток 14 



                                                     до Інструкції 

п. 8.1.3. 

Найменування установи 

Найменування структурного підрозділу 



 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ 

_____________ N ____________ 

На __________ рік

__________________________________________________________________ 



 (назва розділу) 

------------------------------------------------------------------

|Індекс справи|  Заголовок  |  Кількість  |    Строк    |Примітка|

|             |справи (тому,|справ (томів,|  зберігання |        |

|             |  частини)   |   частин)   |справи (тому,|        |

|             |             |             |  частини) і |        |

|             |             |             |номери статей|        |

|             |             |             |за переліком |        |

|-------------+-------------+-------------+-------------+--------|

|      1      |      2      |      3      |      4      |    5   |

------------------------------------------------------------------ 

Найменування посади               ________     __________________________ 



керівника                                       (підпис)           (ініціали (ініціал імені), прізвище)



структурного підрозділу                        

___  ______________ 20___ р. 



 

СХВАЛЕНО                                                        ПОГОДЖЕНО 

Протокол засідання експертної                         Керівник архіву (особа, 



комісії міської ради                                             відповідальна за архів) 



                                        

___  _________ 20___ р. N ___                          _______  _________________



                                                                             (підпис)   (ініціали (ініціал імені), прізвище) 

                                                                             ___  __________ 20___ р. N ___ 

Підсумковий запис  

про  категорії та кількість справ,  

складених у ______ році у структурному підрозділі

------------------------------------------------------------------

|    За строками    |Разом |            У тому числі             |

|    зберігання     |      |-------------------------------------|

|                   |      |     таких, що     |з відміткою "ЕПК"|

|                   |      |    переходять     |                 |

------------------------------------------------------------------

Постійного 

Тривалого (понад 10 років) 

Тимчасового (до 10 років включно)

____________________ 



Усього 



 

Найменування посади особи, 



відповідальної за 



діловодство в структурному   ________   __________________________ 



підрозділі                                    (підпис)       (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  _____________ 20___ р. 



 

Підсумкові відомості передано до служби діловодства 

Найменування посади особи, 



відповідальної за                       ________   __________________________ 



передачу відомостей                    (підпис)      (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  _____________ 20___ р. 

 



     * У разі наявності експертної комісії структурного підрозділу.



 

                                                       Додаток 15 



                                                     до Інструкції 

п. 8.1.3.



                                                      

Найменування установи           ЗАТВЕРДЖУЮ 

                                                    Найменування посади керівника установи 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ   ________  ____________________________ 



                               (підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище) 



                                  

                             М.П. 

__________ N ________           ___  ____________ 20___ р. 

На__________ рік 

------------------------------------------------------------------

|Індекс справи|  Заголовок  |  Кількість  |    Строк    |Примітка|

|             |    справи   |    справ    |  зберігання |        |

|             |    (тому,   |   (томів,   |справи (тому,|        |

|             |  частини)   |   частин)   |  частини) і |        |

|             |             |             |номери статей|        |

|             |             |             |за переліком |        |

|-------------+-------------+-------------+-------------+--------|

|      1      |      2      |      3      |      4      |    5   |

------------------------------------------------------------------

_________________________________________________________________ 



 (назва розділу*) 

Найменування посади 



керівника служби діловодства  ________  __________________________ 



                                (підпис)  (ініціали (ініціал імені),  прізвище)

___  __________ 20___ р. 



 

Віза керівника архіву (особи, відповідальної за архів) установи 

СХВАЛЕНО                                                        ПОГОДЖЕНО 



Протокол засідання експертної                         Протокол засідання 



комісії міської ради                                            експертно-перевірної комісії 



                                                                             державного архіву

________ N ________                                         ________ N ________ 



 

Підсумковий запис  про  категорії та кількість справ,  

складених у ______ році в установі 

------------------------------------------------------------------

|    За строками    |Разом |            У тому числі             |

|    зберігання     |      |-------------------------------------|

|                   |      |     таких, що     |з відміткою "ЕПК"|

|                   |      |    переходять     |                 |

-----------------------------------------------------------

Постійного 

Тривалого (понад 10 років) 

Тимчасового (до 10 років включно)

___________________ 



Усього 



 

Керівник служби                       ________     __________________________ 



діловодства                   (підпис)         (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р. 



 

Підсумкові відомості передано в архів установи 

Найменування посади 



особи, відповідальної               ________     __________________________ 



за передачу відомостей        (підпис)         (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р. 

     * Найменування структурного підрозділу (для установ,  в  яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).

  Додаток 16



                                                     до Інструкції 

п.9.1.6.



                                                       

Найменування установи           ЗАТВЕРДЖУЮ 

                                                    Найменування посади керівника  установи

АКТ                         ________  __________________________ 



                              (підпис)     (ініціали, (ініціал імені) прізвище) 

                            М.П. 

__________ N ____________     ___  _____________ 20___ р. 

_________________________ 



           (місце складення) 

Про вилучення для знищення 



документів, не внесених до 



Національного архівного фонду 

     На підставі _________________________________________________ 



                                      (назва і вихідні дані

__________________________________________________________________ 



                переліку документів із зазначенням строків їх зберігання

__________________________________________________________________ 



                  або типової (примірної) номенклатури справ) 

відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та 



втратили практичне значення, документи фонду N ___________________ 



                                                       (найменування фонду) 

------------------------------------------------------------------------

|N|Заголовок|  Дата |Номери |Індекс справи|Кількість|  Строк   |Приміт-|

| |  справи |справи |описів |    (тому,   |  справ  |зберігання|  ка   |

| |   або   |  або  |(номен-| частини) за | (томів, |  справи  |       |

| |груповий |останні|клатур)|номенклатурою| частин) |  (тому,  |       |

| |заголовок|  дати |за рік |  або номер  |         | частини) |       |

| |  справ  | справ |(роки) |  справи за  |         | і номери |       |

| |         |       |       |    описом   |         |статей за |       |

| |         |       |       |             |         |переліком |       |

|-+---------+-------+-------+-------------+---------+----------+-------|

|1|    2    |   3   |   4   |      5      |    6    |    7     |   8   |

------------------------------------------------------------------------ 

Разом _______________________________ справ за __________ роки 



             (цифрами і словами)

Найменування посади особи, яка 



проводила експертизу цінності            ________  _________________________



документів                           (підпис)    (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  __________ 20___ р. 



 

ПОГОДЖЕНО                                        СХВАЛЕНО 

Протокол засідання                                Протокол засідання 



експертно-перевірної комісії                експертної комісії міської ради



державного архіву 

___________ N _______                  __________ N ________ 

     Описи справ постійного (тривалого) зберігання за ____________ роки схвалено,  а  з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією ____________________________________. 



      (найменування державного архіву) 

(протокол від ___  _____________ 20___ р. N ___________) 

     Документи в кількості _________________________________ справ 



                                                                         (цифрами і словами) 

вагою _________________ кілограмів здано в _______________________ 



                                                                                            (найменування установи) 

на переробку за приймально-здавальною накладною від ________ N ___ або знищено шляхом спалення.  

Найменування посади особи, 



яка здала (знищила)                  ________    __________________________ 



документи                     (підпис)          (ініціали (ініціал імені),  прізвище)

___  _____________ 20___ р. 

                                                       Додаток 17 



                                                     до Інструкції

п.9.2.3. 



                                                      

_______________________________________________________________ (найменування установи)

__________________________________________________________________ 



              (найменування структурного підрозділу) 

                             ЗАТВЕРДЖУЮ 



                                                    Найменування посади керівника 



                                                    структурного підрозділу 

                              ________  __________________________ 



                              (підпис)        (ініціали (ініціал імені), прізвище) 

                              ___  ____________ 20___ р. 

ОПИС N _________

__________________________________________________________________ (назва розділу) 

------------------------------------------------------------------

|N |  Індекс  |Заголовок |  Крайні |Кількість|  Строк   |Примітка|

|  |  справи  |  справи  |  дати   |аркушів у|зберігання|        |

|  |  (тому,  |  (тому,  |  справи |  справі |  справи  |        |

|  | частини) | частини) |  (тому, |  (томі, |  (тому,  |        |

|  |          |          |частини) |частині) |частини), |        |

|  |          |          |         |         |стаття за |        |

|  |          |          |         |         |переліком*|        |

|--+----------+----------+---------+---------+----------+--------|

|1 |    2     |    3     |    4    |    5    |    6     |    7   |

------------------------------------------------------------------ 

     У цей опис включено ___________________ справ з N ________ по 



                                                   (цифрами і словами) 

N _____, у тому числі: 

літерні номери ___________________ 

пропущені номери ________________ 



 

Найменування посади 



укладача опису             ________     __________________________ 



                            (підпис)         (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  ____________ 20___ р. 



 

ПОГОДЖЕНО                                                    СХВАЛЕНО 

Керівник служби діловодства                           Протокол засідання експертної

________  ______________________                комісії** структурного 



(підпис)  (ініціали (ініціал імені), прізвище)              підрозділу        

                                                                __________ N __________

___  ____________ 20___ р. 



 

     Передав _______________________________________________ справ 



                                                 (цифрами і словами) 

та ____________________________ реєстраційно-контрольних карток до 



               (цифрами і словами)

документів*** 



 

Найменування посади 



працівника структурного         ________      ___________________________ 



підрозділу                                   (підпис)             (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  __________ 20___ р. 



 

     Прийняв _______________________________________________ справ 



                                                      (цифрами і словами)

та ________________ реєстраційно-контрольних карток до документів. 



     (цифрами і словами) 



 

Керівник архіву (особа, 



відповідальна за                         __________    ____________________________ 



архів) установи                              (підпис)               (ініціали (ініціал імені), прізвище)

___  __________ 20___ р. 

   * Графа шоста  не  заповнюється  в  описах  справ  постійного зберігання. 

     ** За наявності експертної комісії структурного підрозділу. 

     *** Передаються разом із справами служби діловодства.